Bedienungsanleitung

Stand: 8. November 2026

Wofür die App da ist

BtM-Buch führt den Nachweis über Zu- und Abgang von Betäubungsmitteln nach § 17 BtMG und §§ 13–15 BtMVV in Ihrer Praxis. Prüfen Sie den Ausdruck anhand der amtlichen Vorlage für Ihren Einsatzbereich.

Erster Start

Beim ersten Start legen Sie fest, ob Ihre Daten nur auf diesem Gerät bleiben oder über Ihr iCloud-Konto auf Ihren Geräten abgeglichen werden. Danach tragen Sie die Betriebsstätte ein (Name der Praxis, Anschrift, verantwortliche Person). Mehrere Ärzte einer Betriebsstätte tragen Sie unter „Einstellungen“ in die Ärzteliste ein. Bei jeder Buchung wählen Sie den eintragenden Arzt aus.

Betäubungsmittel anlegen

Legen Sie für jedes Präparat ein Nachweisblatt an (Handelsname, Wirkstoff, Stärke, Darreichungsform, Führungseinheit). Bei Flüssigkeiten geben Sie Konzentration und Volumen je Stück an, damit die App zwischen mg, ml und Stück umrechnen kann. Beispiel: Dipidolor 2 ml = 15 mg = 1 Stück.

Medikament aufnehmen

Im Nachweisblatt wählen Sie „Medikament aufnehmen / Bestand buchen“. Hier buchen Sie Lieferungen (mit Lieferer und Beleg), Zugänge aus der Praxis sowie Bruch, Verlust, verworfene Reste und weitere Arten. Jede Buchung erhält eine laufende Nummer.

Verabreichung an Patienten

Auf der Startseite wählen Sie „Verabreichung an Patienten“. Wählen Sie Präparat und behandelnden Arzt, geben Sie Patient und Dosis ein. Mehrere Patienten aus einer Ampulle erfassen Sie in einem Vorgang. Die App zeigt zur Kontrolle die Dosis in mg, ml und Stück. Prüfen Sie die Einheit vor dem Speichern sorgfältig.

Anbruch und Rest

Wird eine Ampulle angebrochen, bleibt der Rest als Anbruch stehen. Verwerfen Sie ihn, buchen Sie „Rest verwerfen“. Das Nachweisblatt lässt sich erst abschließen, wenn Bestand und Anbruch null sind.

Korrekturen

Buchungen werden nie verändert oder gelöscht. Einen Fehler korrigieren Sie über „Berichtigen“ oder „Stornieren“. Die ursprüngliche Zeile bleibt sichtbar, die Korrektur wird als neue Zeile eingetragen.

Bestandsprüfung am Monatsende

Nach § 13 Abs. 2 BtMVV sind Zugänge, Abgänge und Bestände am Ende jedes Kalendermonats zu prüfen. Bei elektronischer Nachweisführung erfolgt die Prüfung anhand von Ausdrucken, die zum Monatsende erstellt wurden. Mit „Bestandsprüfung“ vergleichen Sie den rechnerischen mit dem gezählten Bestand zu einem Stichtag und bestätigen die Prüfung mit Namen und Datum. Rund um den Monatswechsel (ab dem 25. bis zum 5.) zeigt die App einen Hinweis, wenn für ein Nachweisblatt noch keine Prüfung erfasst ist. Der Hinweis sperrt nichts. Über das Menü „…“ erzeugen Sie mit „Monatsausdruck“ die aktiven und im relevanten Zeitraum abgeschlossenen Blätter in einem Dokument. Die Pflicht zur Prüfung liegt bei Ihnen.

Ausdruck und PDF

Elektronisch geführte Nachweise müssen sich jederzeit in der Reihenfolge des amtlichen Formblatts ausdrucken lassen. Die Ausdrucke sind wie Karteikarten drei Jahre ab der letzten Eintragung aufzubewahren. Der Ausdruck enthält eigene Spalten für den Arzt und die Nummer des BtM-Rezeptes oder Anforderungsscheines. Für die Monatsprüfung den am Monatsende erstellten Ausdruck verwenden und bei geändertem Bestand mit Namenszeichen und Prüfdatum bestätigen. Ein Nachweisblatt können Sie als PDF erzeugen oder drucken. Der Ausdruck enthält einen Prüfwert (Hash), mit dem sich spätere Änderungen an der Kette erkennen lassen. Der Prüfwert ersetzt keinen Manipulationsschutz im rechtlichen Sinn.

Datensicherung

Unter „Einstellungen“ erzeugen Sie eine Sicherungsdatei, geschützt durch ein selbst gewähltes Passwort (mindestens acht Zeichen). Verwahren Sie das Passwort sicher. Ohne Passwort lässt sich die Datei nicht öffnen, und niemand kann es zurücksetzen. Sichern Sie regelmäßig und bewahren Sie die Sicherung getrennt vom Gerät auf.

iCloud-Abgleich

Mit eingeschaltetem iCloud-Abgleich erscheinen Ihre Daten auf allen Geräten mit derselben Apple-ID. Der Abgleich kann einige Zeit dauern. Patientenangaben, Bemerkungen und Zeugennamen werden dabei Ende-zu-Ende verschlüsselt. Verlieren Sie Ihren iCloud-Schlüsselbund, sind diese Angaben nicht wiederherstellbar. Die Ärzteliste und der Name des Bearbeiters werden nicht abgeglichen und sind auf jedem Gerät einmal einzutragen. Bei Gerätewechsel ohne iCloud nutzen Sie die Sicherungsdatei. Buchen Sie nie gleichzeitig auf zwei Geräten, die nicht abgeglichen sind.

Testphase und Jahresabo

Die App ist 7 Tage kostenlos nutzbar. Danach ist ein Jahresabo für 14,99 € erforderlich, um neue Buchungen zu erfassen. Ohne aktives Abo bleiben Ansehen, Drucken und Sichern Ihrer Nachweise möglich. Das Abo verwalten und kündigen Sie in den Einstellungen Ihrer Apple-ID.

Webversion im Browser

Die Nachweise werden lokal und verschlüsselt im Browserprofil auf Ihrem Gerät gespeichert. Beim ersten Aufruf richten Sie Praxis, erfassende Person und ein Passwort mit mindestens zwölf Zeichen ein. Vorhandene ältere Webbestände bleiben lesbar und werden bei Bedarf migriert. Ohne Passwort lässt sich der Bestand nicht öffnen. Die App sperrt sich nach zehn Minuten ohne Eingabe. Öffnen Sie sie in einem regulären Browserfenster.

Webversion: Sicherung und Gerätewechsel

Löschen Sie die Browserdaten oder setzen Sie den Browser zurück, sind die Nachweise weg. Erstellen Sie deshalb regelmäßig unter „Einstellungen“ eine Sicherungsdatei (.btmbuch, mit eigenem Passwort) und bewahren Sie sie getrennt vom Gerät auf. Gebucht wird nur auf einem Gerät. Beim Gerätewechsel erzeugen Sie unter „Einstellungen“ eine Übergabedatei. Danach ist das alte Gerät gesperrt (Ansehen, Drucken und Sichern bleiben möglich), und auf dem neuen Gerät übernehmen Sie die Datei unter „Aus Sicherung wiederherstellen“. Ist die Übergabedatei verloren gegangen, können Sie die Sperre aufheben und eine neue Übergabe erzeugen. Danach darf das andere Gerät nicht mehr benutzt werden. Wichtig: Die Wiederherstellung ist nur auf einem Gerät ohne Nachweisblätter möglich.

Webversion: Lizenz

Sieben Tage kostenlos testen. Danach ist ein Jahresabo für 14,99 € über SumUp erforderlich, um neue Buchungen zu erfassen. Der vertrauliche Verwaltungslink führt zu Ihrer Lizenz und ermöglicht die Kündigung der automatischen Verlängerung. Kopieren Sie den aktuellen Lizenzcode nach Kauf und Verlängerung unter „Mehr → Lizenz“ in die Webapp. Ohne gültige Lizenz bleiben Ansehen, Drucken und Sichern möglich.

Hilfe

Bei Fragen: post@herkar.de. Bitte keine Patientendaten per E-Mail senden.